El responsable del tratamiento de datos detrás de BillMile es Vertum LLC, una sociedad de responsabilidad limitada de Texas que opera bajo el nombre comercial BillMile, con domicilio en 5900 Balcones Dr Ste 100, Austin, TX 78731. BillMile es un nombre comercial registrado de Vertum LLC; ambos son la misma entidad legal.
BillMile existe para convertir tu papeleo en una factura o un paquete de evidencia listo para enviar, por WhatsApp. Esta política explica qué información se procesa, cómo se maneja lo sensible, y qué control tienes sobre ello.
1. Minimización de datos
BillMile solo procesa los documentos y campos necesarios para preparar facturas y paquetes de evidencia operativa: RateCons, Pruebas de Entrega (PODs), Bills of Lading (BOLs) y recibos de báscula o lumper.
2. Verificación de identidad
Durante el onboarding o la recuperación de cuenta, BillMile puede necesitar confirmar que eres quien dices ser. Esa verificación corre a través de un proveedor externo de verificación de identidad.
- La selfie y la foto de tu CDL las captura y las guarda Didit, no BillMile. Las imágenes en sí nunca llegan a nosotros.
- Lo que Didit devuelve es un registro de resultado. Trae los datos de identidad leídos de tu licencia — número de licencia, fecha de nacimiento, dirección — y enlaces temporales a las imágenes. Todo eso lo recortamos apenas llega. Lo que guardamos es tu nombre, el número de sesión y si la verificación pasó. El resto nunca llega a nuestra base de datos.
- Cuánto lo guardamos: 30 días, y después se cae hasta tu nombre: sólo queda el número de sesión y el resultado. La destrucción se programa en el momento en que llega el registro. La selfie y las imágenes de la licencia las guarda Didit, nunca los sistemas de BillMile, y se destruyen 30 días después de la verificación — un límite que fijamos nosotros.
- Primero te preguntamos. Antes de empezar, el chat te dice qué se recoge, para qué y por cuánto tiempo, y no pasa nada hasta que tocas para autorizarlo. Guardamos registro de esa respuesta: la fecha, el idioma y el texto exacto que viste.
- La verificación de identidad se usa solo para validar riesgo y recuperar cuentas. Nunca para publicidad, perfilamiento, ni se vende a nadie.
- La biometría prueba que hay una persona real. No prueba autoridad sobre un carrier: para eso están la verificación contra FMCSA y el código de un solo uso.
3. Con quién se comparte
BillMile corre sobre infraestructura de terceros, y tus documentos pasan por ella. Preferimos nombrarla antes que describirla en abstracto:
- Google Cloud — hosting, base de datos y almacenamiento de documentos. El procesamiento ocurre en Estados Unidos.
- Google Vertex AI — lee los campos de tus documentos. Google no lo usa para entrenar sus modelos. Guarda el documento en caché hasta 24 horas para acelerar el procesamiento, y puede registrar las peticiones para detectar abuso de su servicio. Nada de tu papeleo se usa para venderte publicidad.
- Meta / WhatsApp Business — transporta la conversación con el chofer.
- SendGrid — recibe los rate confirmations que llegan por correo y entrega el paquete terminado.
- Stripe — procesa la compra de créditos. BillMile nunca ve ni guarda el número de tu tarjeta.
- Didit — hace la verificación de identidad y biométrica. El procesamiento ocurre en el Espacio Económico Europeo. Didit captura y guarda la selfie y la foto del CDL, y las destruye 30 días después de la verificación; en la sección 2 está exactamente qué nos llega de vuelta.
- Firebase — te autentica en el portal web.
- Twilio — revisa si un número es de celular antes del alta, y manda el código de un solo uso por SMS cuando FMCSA tiene registrado un teléfono de tu carrier.
Los documentos se procesan para entregar el servicio y para nada más. BillMile te manda la factura a ti: a tu WhatsApp y, si tenemos uno, a tu correo — el de facturación que pongas en tu perfil o, si no pusiste ninguno, el correo verificado con el que entras al portal. Si la carga la mandó tu dispatcher, va a su correo y a tu WhatsApp. No se la manda al broker ni a tu factoring; reenviarla es cosa tuya.
- BillMile no reporta a DOT, FMCSA, proveedores de ELD ni aseguradoras, y no está diseñado como sistema de vigilancia orientado a reguladores.
- La información solo se divulga cuando existe una obligación legal, como una orden judicial válida.
- Tu número de teléfono y los registros de consentimiento no se comparten ni se venden a terceros ni afiliados con fines de marketing.
4. Seguridad
BillMile asume que las redes públicas pueden ser hostiles. Los mensajes viajan por la infraestructura de WhatsApp. Del lado de BillMile, esto es lo que hay hoy:
- Los documentos se guardan en un bucket privado en la nube, con el acceso público bloqueado. Nadie abre un archivo adivinando un link.
- La consola de soporte está detrás del inicio de sesión de Google, y sólo entran las cuentas a las que les dimos el rol de soporte.
- Los cambios a dónde se cobra una factura quedan registrados con quién los hizo y cuándo, y una factura cambiada no se le vuelve a mandar a un aprobador anterior hasta que el dueño de la cuenta lo autoriza.
- Los resultados de la verificación de identidad se recortan apenas llegan (ver sección 2).
5. Qué guardamos, y por cuánto tiempo
- Rate confirmations recibidos por correo: el cuerpo crudo del mensaje se redacta a los 30 días. El documento en sí queda pegado a la carga.
- Archivos de documentos (rate confirmations, PODs, BOLs, recibos, y los PDF de factura y de evidencia que generamos): se conservan 24 meses desde que se suben. Son la evidencia detrás de una factura que quizá tengas que defender después, y ese plazo cubre el tiempo en que un broker puede disputarla o pagarla de menos. Cumplido, los archivos se borran, tengas la cuenta abierta o no; la última copia de respaldo desaparece dentro de los 30 días siguientes. La única excepción es un archivo bajo retención legal.
- Registros de carga (los montos y campos leídos de esos documentos): se conservan como registros de facturación, abajo.
- Registros de verificación de identidad: el mensaje de resultado del proveedor se reduce al id de sesión y al resultado a los 30 días. La redacción se programa en el momento en que llega el registro, no se barre después.
- Registros de facturación y auditoría: se conservan lo que exijan las obligaciones fiscales, de disputas y de registro legal.
6. Tus opciones
Escribe a support@billmile.com y puedes pedirnos que te mostremos la información personal que tenemos sobre ti, que la corrijamos, que te demos una copia, o que la borremos. Respondemos dentro de 45 días.
No vendemos tu información personal ni la compartimos para publicidad conductual entre contextos.
7. Si algo sale mal
Si tu información personal queda expuesta en un incidente de seguridad, avisaremos a los usuarios afectados sin demora injustificada, y a los reguladores donde la ley lo exija.
8. Borrado y control de la cuenta
Escribe a support@billmile.com para cerrar tu cuenta o pedir el borrado de tus datos, y lo hacemos a mano. Te lo decimos claro: BillMile está en beta y el borrado de cuenta todavía no está automatizado, así que no hay un comando del chat que lo haga. Lo hace una persona, y respondemos dentro de 45 días. Los registros que estamos obligados a conservar por facturación, disputas o registro legal se quedan con nosotros. En cualquier caso tus documentos caducan según el plazo de 24 meses de arriba, tengas cuenta o no.
Algo que conviene decir claro: los documentos que nos mandas suelen traer información de otras personas — dispatchers, personal del broker, shippers y consignees. Esa información se procesa únicamente para armar tu papeleo, y no se usa para contactarlos ni para construir ningún perfil.
9. Preguntas
Para preguntas de privacidad o seguridad, escribe a support@billmile.com. Si cambiamos esta política actualizaremos la fecha de abajo, y los cambios importantes se anuncian en el chat de BillMile.